Podczas konferencji spotkają się członkowie jakiejś firmy, organizacji itp. Podczas spotkania omawiane są sprawy ważne dla funkcjonowania tej organizacji. Dlatego też konferencja odbywa się zwykle dość często. Warto zauważyć również, że niemal każda firma posiada własną salę konferencyjną bądź regularnie wynajmuje salę, na której odbywają się rozmaite spotkania służbowe, omawiane są ważne sprawy dla danej organizacji. W takiej sali mogą odbywać się również szkolenia i kursy dla kadry zarządzającej i pracowników.

 
Bez wątpienia na sali konferencyjnej spędza się dużo czasu. W celu zapewnienia wszystkim uczestnikom spotkania wygody, warto wyposażyć salę w odpowiednie fotele konferencyjne, wygodne dla kręgosłupa, stoły konferencyjne składane, dodatkowe miejsce do przechowywania, sprzęt multimedialny potrzebny podczas konferencji czy szkolenia, a także klimatyzację. Odpowiednio przygotowując salę konferencyjną możemy zyskać pewność, że nawet przedłużające się zebranie nie będzie problemem, a jego uczestnicy nie opuszczą sali w pełni wycieńczeni z powodu złych warunków podczas spotkania.